Jak rozliczać benefity pracownicze?

Nie wszystkie benefity są tak samo opodatkowane i “ozusowane”. W artykule przedstawimy aspekty, jakie trzeba wziąć pod uwagę, aby poprawnie rozliczyć benefity pracownicze.

Benefity pracownicze a koszty uzyskania przychodu

Wydatki związane z benefitami pracowniczymi najczęściej są zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. Aby jednak to móc to zrobić, ważne jest wykazanie ich związku z przychodem. Najczęściej pracodawcy wskazują na wzrost satysfakcji, motywacji i wydajności pracowników, co przekłada się na wyniki finansowe firmy.

Benefity jako darowizna

Pracodawcy mają też możliwość uznania niektórych form benefitów, np. bonów prezentowych, za darowiznę. Wtedy takiego kosztu nie można już zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, ale jednocześnie nie ma obowiązku odprowadzania od niego podatku i składek ZUS. To, czy wydatek związany z benefitem będzie potraktowany jako świadczenie ze stosunku pracy czy jako darowizna, zależy od motywacji pracodawcy. Jeśli efektem podarowania benefitu miały być lepsze wyniki w pracy, wtedy wydatek ten potraktujemy jako świadczenie ze stosunku pracy. Jeśli nie miał on jednak związku z przychodami, wtedy jest darowizną.

Benefity pracownicze a podatek dochodowy

Poza nielicznymi wyjątkami (jak np. wspomniana wyżej darowizna lub korzystanie ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych do określonej kwoty) benefity są opodatkowane.

Świadczenia pozapłacowe otrzymywane przez pracowników są zaliczane do przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z 26 lipca 1991 roku. Zgodnie z ustawą, przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania.

To oznacza, że pracodawca musi doliczyć wartość benefitu, z którego skorzystał pracownik, do jego przychodu, a następnie pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Bardziej szczegółowe regulacje zostały określone przez wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13.

Trzeba przy tym pamiętać, że zgodnie z wyrokiem, aby benefity pozapłacowe były uznane za przychód pracownika, muszą spełniać następujące warunki:

- pracownik dobrowolnie powinien wyrazić zgodę na ich przyjęcie,

- świadczenia powinny być w interesie pracownika, a nie pracodawcy,

- powinny stanowić realne przysporzenie majątkowe konkretnego pracownika.

Najważniejszym kryterium decydującym o uznaniu świadczeń za przychód pracownika jest to, w czyim interesie poniesiono wydatek. Na przykład, imprezy integracyjne oraz szkoleniowo-integracyjne nie są zaliczane do przychodu pracownika, ponieważ ich koszty ponosi pracodawca i robi to w swoim własnym interesie. Celem takich imprez jest integracja pracowników i zwiększanie efektywności pracy.

Na podstawie powyższych informacji, każde świadczenie należy oceniać indywidualnie. Konieczność naliczenia podatku dochodowego zależy od tego, czy dane świadczenie zalicza się do przychodu pracownika. Wartość nieodpłatnego świadczenia powinna być doliczona do wynagrodzenia pracownika i opodatkowana od momentu, kiedy pracownik mógł skorzystać ze świadczeń. Nie ma znaczenia, czy pracownik faktycznie skorzystał ze świadczenia czy nie. W przypadku pakietów medycznych oferowanych bezpłatnie pracownikom, obowiązek naliczenia podatku powstaje w dniu, kiedy pakiet medyczny staje się aktywny, nawet jeżeli pracownik nie ma zamiaru z niego korzystać.

W zależności od progu podatkowego, benefity dla pracowników mogą być opodatkowane według stawki 12% lub 32%. Podatek nie zostanie naliczony tylko wtedy, gdy pracownik jest zwolniony z podatku dochodowego na podstawie przedmiotowego zwolnienia. W takim przypadku podatek będzie naliczany dopiero po przekroczeniu limitu 115 528 zł, który obejmuje 85 528 zł objętych ulgą podatkową oraz 30 000 zł kwoty wolnej od podatku.

Zgodnie z rozporządzeniem, benefity nie będą stanowiły podstawy do oskładkowania w następujących sytuacjach:

- pracownik pokrywa część kosztów zakupu świadczenia,

- świadczenie przynosi pracownikowi korzyść materialną,

- pracownik otrzymuje towar lub usługę w cenach niższych niż detaliczne,

- prawo do korzystania ze świadczeń wynika z układu zbiorowego pracy lub zostało określone w regulaminie wynagradzania.

Przykład:

Pracodawca finansujący w całość koszt abonamentu pracownika czy pakietu medycznego będzie zobowiązany naliczyć podatek oraz odprowadzić składki z wartości świadczenia.

W sytuacji, gdy odpłatność świadczenia uregulowana jest w układach zbiorowych pracy, a pracownik pokrywa częściowo wartość świadczenia, to wartość tego świadczenia nie wlicza się do podstawy wymiaru składek ZUS.

Benefity finansowego ze środków ZFŚS

Jeśli w organizacji funkcjonuje Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, to jego z jego środków pracodawca może finansować niektóre benefity pracownicze. Warunkiem jest zaliczenie ich do działalności socjalnej, czyli usług świadczonych na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalnej czy sportowej. Może to być np. dofinansowanie obozów edukacyjnych dla dzieci pracowników lub przedszkola, ale też ufundowanie voucherów do kina, teatru czy na zajęcia sportowe.

Prezenty finansowane ze środków ZFŚS rządzą się własnymi prawami, jeśli chodzi o ich opodatkowanie i odprowadzanie składem, jednak przedsiębiorcy mogą tu liczyć na spore ulgi.

Rozliczanie benefitów pracowniczych w systemie HR

Zarządzanie cyklem życia pracowników, w tym etap naliczania wynagrodzeń, dodatków i potrąceń, znacznie ułatwiają systemy HR takie jak HRappka.

Oprócz rozliczeń, automatyzuje ona też inne kluczowe procesy takie jak rekrutacja, prowadzenie dokumentacji elektronicznej czy legalizacja cudzoziemców. Jeśli chcesz przetestować HRappkę, wystarczy, że się zarejestrujesz. Otrzymasz wtedy 14 dni bezpłatnego dostępu. Co więcej, jeśli po testowaniu zdecydujesz się podpisać z nami roczną umowę, otrzymasz 3 miesiące korzystania z systemu zupełnie za darmo! Wystarczy, że założysz konto klikając w ten link.

Artykuł partnerski autorstwa HRappka.pl